Les bonnes pratiques pour la rédaction d’un mail d’invitation.

La rédaction d’un e-mail d’invitation à répondre à un questionnaire peut apparaître simple de prime abord, mais il est des pratiques à éviter et d’autres indispensables.

Nous sommes tous victimes de nombreux mails de sollicitation qui envahissent nos boites mail. A défaut d’être lus, la plupart des ces « spams » sont tous redirigés en « indésirables » quand il ne sont pas, en amont, « black listés » par nos fournisseurs d’accès à Internet.

Bref, nous sommes de plus en plus incités à trier rapidement nos courriels et à ne plus lire certains d’entre eux qui, pourtant, n’ont rien d’agressifs.

Votre mail d’invitation doit par conséquent, éviter par sa forme et son fond, de tomber dans l’escarcelle des indésirables. Pour ce faire, il ne doit en rien apparaître comme étant une publicité.

Quelques conseils à retenir :

1- Un mail court est toujours plus efficace.

Rédigez un mail court de 3 à 4 lignes maximum mentionnant clairement les objectifs de votre démarche. Trop long, votre mail ne sera pas lu et effacé.

Ex: Dans un souci d’amélioration de nos prestations, votre retour d’expérience est important pour nous.

2- Comment démarrer votre mail d’invitation.

Évitez une accroche trop simple du type « Bonjour » et préférez si vous le pouvez personnalisez l’accroche de votre texte en mentionnant le nom de votre destinataire.

Bonjour M. Dubois,
Cher M. Dubois,
Bonjour Patrick.

3- L’objet de votre mail.

L’objet de votre courriel doit vous identifier clairement, être court et clair quant à son objectif.

4- Mettre en valeur votre destinataire.

Évitez un texte introductif mettant trop en valeur votre entreprise : Leader sur le marché depuis 10 ans … Préférez la simplicité et mettez en valeur votre correspondant en lui expliquant en quelques mots l’importance de sa participation, de son retour d’expérience.

5- La durée de votre questionnaire.

Indiquer clairement le temps que durera votre questionnaire. Bien faire attention à ne pas déclarer 3 minutes si votre questionnaire, de toute évidence, en dure 10. Minimiser la durée de votre questionnaire provoquera des abandons et dégradera votre image.

Un conseil, avant d’envoyer votre questionnaire, pilotez-le 2 ou 3 fois pour bien appréhender sa durée. Si votre questionnaire vous semble long, n’hésitez pas à sacrifier quelques questions (quitte à les poser dans une prochaine enquête).

6- Votre lien de redirection pour répondre au questionnaire.

Mettre bien en évidence le lien pour répondre au questionnaire. Évitez les mots « cliquez sur le lien » (souvent repérés comme spam par les fournisseurs Internet) et préférez la formulation « Suivez ce lien pour répondre au questionnaire ».

7- Votre destinataire doit pouvoir vous contacter.

Laissez à vos destinataires la possibilité de vous contacter en leur proposant une adresses e mail de type : contact@votresite.com ainsi qu’un numéro de téléphone.